Resume Teknik Dokumentasi Aplikasi (Pertemuan 1)

Dosen: Ayuningtyas, S.Kom.,M.MT.,- MOS

:::… Software Crisis…:::

Software Crisis dapat terjadi karena ketidak mampuan membangu proyek. pembuatan suatu software yang diinginkan karena beberapa masalah seperti berikut ini : 
1)      Melebihi batas  waktu 
2)      Melebihi anggaran/biaya 
3)      Software tidak efisien 
4)      Software tidak memiliki kualitas yang bagus 
5)      Tidak memenuhi persyaratan 
6)      Proyek sulit dikendalikan

:::…Aplikasi…:::

Aplikasi adalah suatu program komputer yang dibuat untuk mengerjakan dan melaksanakan tugas khusus dari pengguna. Aplikasi merupakan rangkaian kegiatan atau perintah untuk dieksekusi oleh computer.
Sumber:  Link

contoh aplikasi:
      Data
      Audio
      Grafik
      Web Designer:

:::…Dokumentasi…:::

Dokumentasi berasal dari kata dokumen yang berarti bahan pustaka, baik berbentuk tulisan maupun berbentuk rekaman lainnya seperti pita suara/kaset, video, film, gambar dan foto (Suyono trimo 1987, hal 7)

Contoh Arsip:

·  Formulir

·  Kartu Tanda Penduduk (KTP)

·  Surat Ijin Mengemudi (SIM)

·  Buku catatan pelajaran

·  Buku pelajaran

·  Slip gaji

·  Peta

·  Akte kelahiran, dll.

Keperluan Dokumentasi:

a)      Pendefnisian

SOW (Statement Of Work) disebut juga dengan lingkup pekerjaan merupakan Lingkup terkait dengan semua pekerjaan dan proses-proses yang harus dilakukan dalamsuatu proyek. Tujuan SOW adalah:

1)      Menjelaskan biaya dan jadwal serta asumsi utama proyek.

2)      Menjelaskan peranan dan tanggung jawab.

3)      Mengukuhkan definisi hal yang akan dicapai proyek

4)      Mendorong diselesaikannya proyek tersebut.

•    Pengantar
•    Tujuan dan obyektif
•    Scope
•    Asumsi
•    User
•    Sumber dana
•    Milestone untuk penjadwalan
•    Pembiayaan
•    Amandemen
•    Tanda tangan

b)      Perencanaan

·         WBS :

Sebuah proyek yang komplek agar mudah dikendalikan harus diuraikan dalam bentuk komponen-komponen individual dalam struktur hirarki. WBS memberikan beberapa keuntungan,antara lain :

·        Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan

·      Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya

·   Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek . 

·         Estimasi pelaksanaan Proyek

Estimasi biaya dan usaha proyek merupakan suatu kegiatan pengaturan sumber daya dalam mencapai tujuan dan sasaran dari proyek, sehingga proyek dapat berjalan sesuai dengan tahapan dan target yang dikehendaki. Dalam usaha estimasi sering menghadapi dua permasalahan yaitu over-estimates dan under-estimates. Overestimates (estimasi berlebihan) akan menimbulkan penambahan alokasi sumberdaya dari yang dibutuhkan sehingga akan meningkatkan penanganan managerial. Sedangkan estimasi yang kurang (under-estimates) akan mengurangi kualitas dari produk karena tidak sesuai dengan standar. Untuk itu perlu dilakukan langkah yang hati hati dalam melakukan estimasi suatu proyek software sehingga dapat dicapai keberhasilan proyek yaitu tepat waktu, sesuai budget dan terpenuhinya standarkualitas produk.
Sumber:  Link

·         Alokasi Sumberdaya

      Analisis satuan pekerjaan

      Penjadwalan alokasi sumber daya

    Pengaruh keterbatasan sumber daya terhadap jadwal kegiatan

·         Perhitungan biaya

Perhitungan Anggaran Biaya, yaitu penghitungan biaya secara detail dan terinci dsesuai dengan perencanaan yang ada.

·         Jadwal Kerja

Merupakan suatu planning yang baik bila pembuatan penjadwalan kerja pada pelaksanaan suatu kegiatan/proyek dibuat, selain merupakan bagian dari manajemen yang baik juga sebagai salah satu factor pendukung untuk mencapai suatu tujuan yang dimaksud, dalam hal ini sering disebut dengan istilah Time Schedule. Dan juga sebagai sarana control tahap demi tahap dari pekerjaan yang akan dilaksanakan. 
Sumber:  Link

·         Penentuan resiko

penentuan resiko merupakan tanggung jawab yang tidak terpisahkan dan dilakukan secara terus menerus. Karena manajemen tidak dapat menetapkan tujuan dan dengan mudah mengasumsikan bahwa tujuan tersebut telah tercapai.Banyak hambatan yang timbul dalam pencapaian tujuan tersebut dan

hambatan tersebut bisa berasal dari luar entitas maupun dari dalam entitas.Sejumlah resiko tidaklah dalam bentuk yang statis tetapi juga dinamis sesuai dengan perubahan yang terjadi sehingga selalu ada resiko-resiko baru yang muncul setiap waktu. Oleh karena itu penentuan resiko harus berjalan berkelanjutan dalam proses manajemen yang dilakukan secara terorganisir dan berurutan.
Sumber:  Link

c)      Organisasi

•  Struktur team:Struktur team adalah pemanfaatan team sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja. Karakteristik utama struktur team adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat team kerja. Struktur team  juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis
•   Dokumentasi :Dokumentasi berisi dokumen/pencatatan yang memberi bukti dan kesaksian tentang sesuatu atau suatu pencatatan tentang sesuatu, dan berfungsi untuk mengingatkan kepada suatu hal
•   Pertemuan

d)     Pengawasan

Pengawasan adalah segala usaha atau kegiatan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas atau kegiatan, apakah sesuai dengan yang semestinya atau tidak (Suyamto).

Fungsi pengawasan:

•  Eksplanasi, pengawasan menghimpun informasi yang dapat menjelaskan mengapa hasil-hasil kebijakan publik dan program yang dicanangkan berbeda.

•  Akuntansi, pengawasan menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk melakukan akuntansi atas perubahan sosial ekonomi yang terjadi setelah dilaksanakannya sejumlah kebijakan publik dari waktu ke waktu.

•  Pemeriksaan, pengawasan membantu menentukan apakah sumberdaya dan pelayanan yang dimaksudkan untuk kelompok sasaran maupun konsumen tertentu memang telah sampai kepada mereka. dan

•  Kepatuhan, pengawasan bermanfaat untuk menentukan apakah tindakan dari para administrator program, staf dan pelaku lain sesuai dengan standar dan prosedur yang dibuat oleh legislator, instansi pemerintah dan atau lembaga profesional.

e)      Penyelesaian Proyek

Ø  Laporan transisi dari perancangan ke implementasi

Ø  Identifikasi unjuk kerja proyek (tingkat keberhasilan yang dicapai)

Ø  Menggambar tendensi antar personal yang terlibat

f)       Leading

      Membuat visi proyek yang jelas

      Efektifitas komunikasi

      Menjaga motivasi yang tinggi

      Menjaga fokus dan visi

      Menyediakan lingkungan yang mendukung

      Mendorong penyusun team